Indledende tanker
[This page is in Danish, as it is about creating a company in Denmark.]
Det er ikke helt simpelt at starte - og køre - et ApS. Denne side handler derfor om mine erfaringer. Som stifter har man mange spørgsmål:
- Skal det være et I/S, PMV, A/S eller ApS?
- Kan man få diverse udlæg refunderet af selskabet - også når nogle udgifter fremkommer inden selskabet eksisterer?
- Hvor starter man?
- Kan man få sin bank til at lave "en konto mere" for firmaet?
- Hvad med regnskab?
- Skal man have revisor?
For mange år siden havde jeg - ved siden af mit ingeniør "dayjob" - et I/S (Interessentskab), som hed "ElkTronic". Denne selskabsform var nok den simpleste dengang. Jeg håndterede moms i et brunt hæfte, men økonomien var blandet sammen med min egen, og hvis jeg blev mødt af et erstatningskrav, hæftede jeg personligt. Alt gik dog fint og jeg lukkede stille og roligt ned efter en længere periode uden aktivitet. Da jeg nu igen gik i "selskabs-tanker", så jeg at navnet ElkTronic stadig var ledigt, og da domænet elktronic.dk også var ledigt, valgte jeg navnet igen.
I dag er et I/S beregnet for to eller flere ejere, og det mindste selskab er et PMV. Jeg kunne godt tænke mig noget lidt mere seriøst, med begrænset ansvar og da et A/S er klart overkill, valgte jeg et ApS.
Et ApS kan godt være lille, men der er alligevel mange af de samme mekanismer, som man ser med et A/S. Figuren herunder viser, hvor jeg er nu i mit ApS.
Som man kan se, kører alt på figuren på standard programmer i "skyen". Det er det man kalder "SaaS" - Software as a Service. Det betyder, at jeg ikke er ansvarlig for software-updates, anti-virus, backups, servere eller noget andet. Praktiskt i et lille en-mands firma.
Domæne
Mine bøger sælges internationalt via KlausElk.com (og Amazon), men det nye ApS er rent danskt. Jeg startede derfor med at registrere domænenavnet ElkTronic.dk hos One.com. De er i forvejen provider på min bog-hjemmeside klauselk.com, men man kan sagtens starte med at købe et domænenavn. Det kostede 9 kr for det første år.
Planen er at bruge ElkTronic som adgang til firmarelaterede sider, men at de to "sites" hænger sammen.
Firma Registrering
Jeg overvejede at lave alt papirarbejdet selv, men det virkede ret voldsomt, så jeg endte hos Legal Desk - som de fleste andre. De mange papirer blev lavet for 1749 kr til Legal Desk og 670 kr til erhvervssstyrelsen. I første omgang lagde jeg pengene ud privat. Undervejs lod jeg mig overtale til også at lave en direktørkontrakt for 749 kr. Det virker fjollet at lave en kontrakt med sig selv, men det er åbenbart et lov-krav. Jeg valgte at være ulønnet og kun få penge via eventuelt overskud, idet jeg satser på at slippe for løn, pension, feriepenge osv. Det ser ud til at holde stik.
Man indbetaler også stiftelseskapitalen - minimum 20.000 kr - til Legal Desk. Pengene bliver senere overført til selskabet. Denne kapital er det eneste man ikke kan få retur senere (men man kan jo trække overskud ud).
Det er fristende at nøjes med at indbetale minimumsbeløbet, men man skal være opmærksom på kontoen ikke må være negativ, og at det er bøvlet at "tanke op" fra privatøkonomien senere. Det kræver en generalforsamling. Den er jo hurtigt overstået i et enmands-firma, men der skal jo laves papirarbejde med sådan en, og kapital-ændringen skal indrapporteres (til virk.dk tror jeg).
Efter et par dage fik jeg mit CVR (Centrale Virksomheds Register) nummer. Sjovt nok gik der et par dage yderligere, hvor jeg fik mails fra Legal Desk om, at de stadig ventede på CVR. De er gode til at holde kunden orienteret, men her var så noget jeg havde fået at vide før dem.
Erhvervs Bank
Som virksomhed har man brug for en bank. Her går det ikke at bede sin sædvanlige bank om lige at oprette et kontonummer mere. Min egen bank var temmelig hovski-snovski med det hele - lidt som om de er for fine til at tale om penge. Halloooo - I er en bank! Oprettelse kostede 3000 til 5000 kr, men så var der ikke mere - ingen månedlige gebyrer. Det var der så alligevel, idet netbank ikke var regnet med, men er "en del af pakken" - og har kvartals-gebyrer. Desuden skulle der revisor på fra dag 1. Jeg blev ret træt af dem - sikkert gensidigt.
Da jeg undersøgte markedet kunne jeg se, at digital integration med et af de små billige regnskabsprogrammer er vigtig. Jeg er helt med på en meget digital løsning - det foretrækker jeg faktisk, men det skal være en dansk bank, der lever op til dansk lovgivning. Jeg endte med at vælge Lunar Bank og deres "Plan Essential". Det fik jeg klaret imens jeg ventede på at registrering hos erhvervsstyrelsen gik igennem. Det var muligvis ikke så smart, for når man i Legal desk kommer til punktet "overførsel af kapital til bank", tilbyder de faktisk en god rabat, hvis man vælger at oprette en konto i Lunar bank. Det samme gælder hos Dinero (se nedenstående). Det gik jeg så glip af.
Jeg fik en opringning fra Lunar bank, hvor de checkede mig ud. Det virkede seriøst. De forlanger ikke revisor. Lige så snart kontoen var oprettet, trak Lunar naturligvis oprettelsesgebyret på 3512 kr. Så var kontoen negativ. Det må den ikke være, så jeg var nødt til igen at lægge ud fra husholdningskassen.
Lunar har en fin lille app. Her fik jeg valgt, at min konto også er NemKonto for firmaet. Det er vigtigt, hvis man gerne vil have penge fra det offentlige - f.eks. moms retur, som der givetvis kommer i mit første kvartal.
Regnskabsprogram
For et selskab er det lovpligtigt, at regnskabet er digitalt. Jeg er helt med på ideen om et regnskab med bilag i "skyen". Dinero virkede fornuftigt og integrerer som sagt med Lunar bank - ihvertfald "one-way" - således", at bank-transaktioner dukker op i Dinero. Jeg valgte Dinero "Starter", som er gratis til man runder 100.000 kr i omsætning. Dinero har OCR genkendelse og kan uddrage informationer fra en kvittering i PDF (dog kun i "Pro" udgaven som man har gratis den første måned). Det var hurtigt at forbinde med Lunar. Jeg oploadede mine Legal Desk fakturaer og klassificerede dem som "Ejer/medarbejder udlæg". Det samme galdt Lunar-gebyret.
Igen ærgrede jeg mig over, at jeg var for hurtig til at oprette min Lunar erhvervsbank-konto, idet Dinero tilbød at betale det første år med Lunar "Essential", hvis jeg valgte Dinero "Pro".
Efter et par dage kom min indskudskapital så endelig ind på ElkTronic's Lunar-konto. Nu gik jeg ind i "Rapporter" i Dinero og kunne se nøjagtigt hvor meget ElkTronic skyldte mig. Jeg overførte pengene fra Lunar til min private konto, opdaterede bank-data i Dinero, og registrerede transaktionen i Dinero som tilbagebetaling af udlæg. Der var nogle udfordringer i denne proces, men her viste det sig, at Dineros AI-assistent (nede i højre hjørne) var ganske fortræffelig.
Som ny i "gamet" har jeg valgt, at jeg ind-imellem får oplysende mails fra Dinero.
MitID og E-boks
Da jeg er ene-ejer af ElkTronic og ikke har ansatte, kan jeg bruge mit eksisterende MitID når MitID er påkrævet. Det brugte jeg bl.a. til at sætte en E-boks op for firmaet med notifikationer på SMS og mails til både min private og nye firma-mail.
Virk.dk og Skat.dk
For en sikkerheds skyld var jeg inde på virk.dk og sikre mig, at ElkTronic var registreret korrekt. Det fremgik, at der skal afregnes moms kvartalsvis. Det er heldigvis meget simpelt i Dinero - ser det ud til. Hos skat.dk fik jeg ændret mine profiloplysninger (via selvbetjening) således, at mail om frister mm i ender i min ElkTronic outlook (se nedenfor).
Revisor
Dinero tilbyder forskellige revisor pakker. Jeg tror, at jeg på sigt vil vælge sådan en, da det jo garanterer, at revisoren kender Dinero, og gider arbejde udfra det. Man kan få lavet årsregnskab for en 4-5000 kr. Jeg oprettede mit ApS i god tid før det skal bruges, for at nappe ElkTronic navnet mens det var ledigt. Derfor regner jeg ikke med indtægter i 2025, og overvejer at lave det første meget simple regnskab selv.
Forsikring
Det viser sig at være lovpligtigt at have en arbejdsskadeforsikring - også når man er alene i firmaet. Legal Desk tilbød en link til Tryg, som gav et tilbud som er indrettet ift de timer man arbejder om ugen. Jeg tænker at jeg napper det tilbud.
Som nævnt havde jeg allerede One.com som "provider" af mit bog-website KlausElk.com. Mails dertil er i årevis simpelthen forwardet til min private gmail.
Nu lavede jeg så en lidt anden mail-løsning for mails til ElkTronic ApS. Jeg forbandt en MS Outlook installation til One.com's mail-server via IMAP. Fordelen er at Outlook virker helt "normalt" med foldere osv. Ændringer i Outlook synkroniseres til kontoen hos One.com. Dermed kan jeg også fra min telefon - eller andet device - håndtere mail via webmail.
Det skal siges at jeg havde to Outlook intstallationer på min gamle Windows PC - en "Modern" og en "Classic". Den moderne hyggede sig med at droppe reklamer i min inbox, og kunne ikke finde ud af IMAP-integrationen. Den klassiske virkede fint.
Filsystem
Når man sidder i et enmandsfirma og kører det hele fra en gammel PC - eller ny for den sags skyld - skal man sørge for, at ingen data ender her. Alt skal ende i et system, der har professionel backup. I forvejen gemmer jeg al source-code (og en del markdown-dokumentation) i GitHub, regnskab er nu hos Dinero og mails er hos One.com. Men helt almindelige filer, som ikke rigtigt hører til i Github - hvad med dem?
I første omgang har jeg valgt at bruge et område på min disk, der er mappet til mit Google Drive. Filer og foldere der oprettes her, bliver automatisk gemt på Google Drive. Det er lidt forkert at bruge mit private Google Drive abonnement, men indtil videre er det en OK løsning. En tilsvarende løsning er MS OneDrive. Hvis man bekymrer sig om at holde ting private, er Github til source reelt nok et større problem - og det gør masser af større virksomheder.
Indkøb
Man kan godt blive lidt forvirret når man skal købe ind på nettet. Nogle steder kan man vælge firma eller privat. Her kan man så risikere at "firma" leder en til en kompleks proces med EAN-nummer og fakturaer. Så er det nemmeste at vælge "privat", men opgive firma-navnet og betale med firma-kortet. Kvitteringen matches i Dinero med bank-transaktionen, og ikke mere vrøvl.
Tanker
Jeg er glad for at jeg startede op på mit ApS i god tid før jeg begynder at arbejde i det. Der er mange ting, der skal sættes op. Når man har god tid, er det lærerigt og kan være helt hyggeligt (synes jeg), men hvis jeg var lagt ned af opgaver for kunder, ville det ikke være så morsomt. Ift Dinero hjælper det, at jeg som leder i diverse firmaer har været vant til at håndtere regninger og indkøb - typisk i systemer, der var langt mere uigennemskuelige - som f.eks. Dynamics 365, hvor man også har mange led med diverse checkpoints og godkendelser, man skal følge op på. For en ejerleder er der heldigvis ikke så mange "gates".